7 начина да предотвратим загубата на данни

Данните са едни от най-ценните активи, които вашият бизнес притежава. Тяхната защита е  задължителна! Те са жизненоважни за вашата работа и разкриват твърде много за общата ви стратегия. Вашите планове, прогнози, следващи ходове, финансово състояние, информация за клиенти и т.н. Не можете да оставите всичко това достъпно за чужди очи.

Загубата на чувствителни данни може да доведе до значителни финансови проблеми и увреждане на репутацията. Всеки ден, всеки един час вие и вашият екип генерирате нови данни. Бъдете готови да предотвратите загуба на данни!

Какво означава загуба на данни?

Загубата на данни също се нарича изтичане на данни и означава всеки вид събитие или процес, който засяга целостта на данните, като ги повреди, изтрие или направи недостъпни, нечетливи, неизползваеми за софтуер или потребители по никакъв начин.

Поради грешки или повреди, самите системи могат да изтрият информация, докато я използват, запазват, обработват или предават. Но внимавайте, защото загубата на данни може да се случи, когато данните са в движение, но и когато не се използват, а само се съхраняват!

Ето защо защитните копия и възстановяването при бедствия са задължителни за вашия бизнес. Имате нужда и от двете, необходимите ресурси за предотвратяване и възстановяване на загубени данни, в случай че това се случи.

Най-честите причини за загуба на данни 

Загубата на данни може да се случи много по-често, отколкото предполагаме заради следните причини:

1. Човешки грешки. Липса на безопасни практики за проверка на имейли преди отварянето им, за изграждане на надеждни пароли, за задължително излизане от сесии и т.н.
2. Слаб или несъществуващ контрол за достъп до данните.
3. Устройство или устройства, които използвате за запазване на данни, са физически счупени или откраднати.
4. Вирусна инфекция на вашата система, която изчиства различни файлове.
5. Крадци, работещи срещу мрежа или осъществяващи директна атака.
6. Редовни потребители или кибер престъпници умишлено или случайно изчистват или презаписват данни.
7. Повреда на данните. И тук причините могат да бъдат различни:

• Неправилно излизате от програма, която все още се използва с все още отворени файловете.
• Скокове на напрежението или неочаквани загуби на електричество могат да повредят файловете, които са били в употреба, а също и хардуерът може да пострада.
• Зловреден софтуер, ransomware или други вируси.
• Хардуерни проблеми. Възможностите са много, но нека да вземем твърдите дискове за пример. Те са много полезни, но ако се забият или сектор е повреден, данните, записани за този сектор, ще бъдат загубени. Сървърите могат да се провалят, рутерите също. Дори кабелите могат да бъдат засегнати от различни условия като температура (топлина) и това ще повлияе на предаването на данни и самите данни.
• Прекъсвания по време на предаването на данни. Например, безжичните рутери понякога могат да причинят спад в мрежите и това може да повлияе на данните, докато се предават.

7 начина да предотвратим загубата на данни

Както виждате, загубата на данни може да се случи на всеки и по всяко време. Най-добрият вариант, който имате, е да я предотвратите!

Постоянни обучения за безопасност

Статистиката е ясна, човешките грешки са причина номер едно за загубата на данни. Единственият начин да избегнете това е да обучите хората. Безопасните практики трябва да се насърчават ежедневно, докато не станат навици. Сътрудниците трябва да са наясно с рисковете, които техните действия включват, и щетите, които могат да причинят на цялата организация. Информирайте ги за кибер заплахите, предоставяйте им стратегии за справяне с такива заплахи. Сигурността трябва да бъде споделена отговорност.

Обучението по сигурност трябва да бъде постоянно, тъй като сътрудници могат да напуснат, други могат да бъдат наети или повишени и те трябва да знаят отговорностите, които новите позиции включват по отношение на сигурността.

Проектирайте това обучение въз основа на вида бизнес, който притежавате, ангажирани позиции и данни, които всеки сътрудник генерира или използва. Въвеждането на всички в политика за сигурност е голяма стъпка, за да бъдат сигурни данните ви.

Някой важни точки, които е хубаво да включите в обучението:

• Как да се проверят имейли и да се предотвратят фишинг атаки, измами и заплахи.
• Как да се предотвратяват инсталации на злонамерен софтуер. Опасни файлове, имейли, изображения, софтуер, уеб сайтове и т.н.
• Как да създаваме устойчиви пароли и общи политики за сигурност свързани с тях (да не се използват повторно думи, да не се споделят, да не се използва една и съща парола за различни профили, да се обновяват редовно и др.).
• Как да се сърфира в интернет безопасно. Интернет не е безопасно място. Служителите се нуждаят от него, за да работят, но те трябва да го използват внимателно. Научете ги да разпознават лъжливи домейни, разликата между HTTP и HTTPS, опасността от тегленето на съмнителни файлове, и им споделете кои са безопасните практики за използването на социалните мрежи и др. 
• Политики за безопасност за използване на външни носители. Флаш памети, дискове, твърди дискове, са полезни, но могат да бъдат и заплаха. Могат да бъдат използвани за кражба на данни, да инфектират системата, инсталирайки злонамерен софтуер или директно да развалят хардуера.
• Политика на чисто бюро. Чувствителната информация не трябва да бъде лесно достъпна за минувачи и крадци. 
• Как да се пазят данните на потребителите безопасно и поверително.
• Защита, физическа и на околната среда в офиса (относно посетители, защитени зони, защита от „любопитни“ минувачи и т.н.). 

Разбира се, има още много други важни елемента, но това са основните.

Криптиране на чувствителни данни

Направете вашите данни нечетливи за престъпници. Ако не могат да дешифрират данни, няма как да разберат тяхната важност. В идеалния случай трябва да шифровате всичките си данни. Има различни възможности за избор на софтуер за криптиране на данни, при съхраняване, при архивиране на данните, при прехвърляне от едно място на друго, пренос на данни на и др. Криптиране, доколкото е възможно и въз основа на вашите бизнес нужди.

Архивирайте данните (backup)

Това е решаващ начин за предотвратяване, но и за решаване на загубата на данни, ако това се случи. Това е най-сигурното действие в случай на атака с ransomware. Но за архивирането е необходима последователна стратегия. На първо място, трябва да знаете перфектно видовете данни, които генерира вашият бизнес, за да можете да категоризирате и архивирате според това колко критични са те. Това ще определи най-добрия начин за тяхното архивиране и честотата за това.

Ако базата данни се променя постоянно или не, ако се прибавя нова информация всеки ден или всеки месец и т.н., можете да установите график на създаването на защитните копия (почасово, ежедневно, седмично, месечно). Ще гарантирате, че всеки детайл е актуален.

Стратегията трябва да включва разнообразни архиви. Досега всички знаят, че едно копие не е достатъчно безопасно. Най-честата препоръка е да имате три различни резервни копия. Две резервни копия в различни формати и поне един да не е свързан с интернет. Например твърд диск, облачна система и едно резервно копие извън обекта, в случай че вашите съоръжения се повредят.

Не забравяйте да тествате архивите си, за да сте сигурни, че са създадени правилно! Можете също да тествате възстановяването на данни, за да знаете колко бързо и точно работи решението, което използвате. Особено в случай на спешност ще ви е необходим този процес, за да бъде бърз и ефективен.

Има различни опции за архивиране на данни, локални устройства и различни облачни решения като B-a-a-S (Backup-as-a-Service). Последното стана популярно поради своята ефективност и лекота на използване. Например, с него може да се архивират данни от облачни приложения като Office 365, Google Suit, пълни компютърни данни (потребителски компютри или сървъри) или само избрана част от данните. В случай, че сте загубили данните, по този начин можете да си ги върнете.

Контрол на достъпа

Както вече споменахме, вашия бизнес борави с различни данни, повече или по-малко критични. Не всички данни трябва да са достъпни за всички. На първо място, дефинирайте вида на данните, от които всеки сътрудник се нуждае. След това установете контроли с различни нива на привилегии, за да ограничите официално този достъп. Силните пароли, използването на поне два фактора за удостоверяване и правилното излизане играят ключова роля тук. Достъпът до хардуер (потенциални източници на данни) като компютри или мобилни телефони също трябва да се контролира.

Предпазен софтуер за избягване на кибер заплахи

Хакване, фишинг, ransomware … и още много заплахи. Кибер престъпността не спи. Вашите бизнес машини трябва да бъдат защитени денонощно със софтуер срещу злонамерен софтуер, ефективни защитни стени, защита на електронната поща, криптиране и т.н. Съвременните и ефективни технологии помагат много, но не забравяйте, че трябва да обучите хората да ги използват правилно и да са възможно най-много защитени.

Актуализиране и пачване (patching) на софтуер

Уязвимостта е точно това, което престъпниците търсят. Използвайки ги, те могат да заразят вашата система, да променят, изтрият или изтекат чувствителни данни.

Актуализирането и пачването (закърпването) помагат за отстраняване на такива уязвимости, засилват сигурността ви и намаляват възможността за загуба на данни. Не забравяйте, че актуализациите включват не само новите пачове, но и подобрени функции, които също са полезни за предотвратяване на проблеми.

Защита на хардуера

Хардуерът напълно заслужава внимание. Това е контейнерът от схеми, електронни системи и вашите ценни данни. Физическата му сигурност и условията за безопасност са много важни.

Контролирайте и ограничавайте достъпа до всяка физическа машина. Това означава ограничаване на идентификационните данни, слагане на физически катинари, огради, ако е необходимо, и наблюдение. Нивото на защита за всяка машина зависи от ролята, която играе за вашата мрежа или организация, и от важността на данните, които съдържа.

Поддръжката и постоянното тестване също са жизненоважни за поддържането на хардуера да работи безпроблемно или за откриване на проблеми, преди да причинят щети. В зависимост от вида бизнес, който управлявате, и неговия размер, вашият хардуер може да изисква много кабели. За да ги поддържате в ред, добре организирано, е важно да нямате грешки при изключване или свързване на нов хардуер.

Разполагането на машини в подходящи пространства и с подходящи охладителни системи е от жизненоважно значение, за да са в добро състояние и да работят ефективно. Топлината е хардуерен враг. Може драстично да съкрати живота му. Тъй като охладителните системи работят с електричество, трябва да сте готови да се сблъскате с прекъсвания. Охлаждането не може да спре, в противен случай може да бъде засегнат хардуерът и данните също. Алтернативното захранване наистина е необходимост.

Стратегически трябва да изберете местоположението на хардуера, като изчислявате въздействието на промените във времето. Наводнения и пожари могат да се случат и хардуерът ви трябва да бъде максимално защитен. Разбира се, могат да се случат инциденти, природата е неудържима и при такива сценарии резервно копие и качествено решение за възстановяване на данни ще бъдат единствените ви шансове да си върнете данните, за да може вашият бизнес да продължи да работи.

Заключение

Предотвратяването на загуба на данни е от решаващо значение за бизнеса и всички видове организации. Процеса включва различни фактори, които трябва да бъдат взети предвид в една интелигентна и последователна стратегия. Няма безпогрешен начин за предотвратяване на загубата на данни, но комбинация от тях може да ви защити по-добре.

За да изберете най -добрите опции за защита, първо трябва да анализирате бизнес нуждите си и чувствителността на вашите данни.

Не забравяйте, че никой бизнес не е имунизиран срещу загуба на данни. Да мислите за бедствия е стресиращо, но честно казано е по-добре и по-евтино да сте подготвени. Не забравяйте, че най-добрата защита е проактивната! Не губете време и проектирайте стратегията си веднага!

Ако обичате темите за данни, значи и следващата статия ще ви се понрави:

Колко сигурни са данните ви в клауда?