Microsoft 365 бекъп, има ли нужда от него

Когато говорим за облака и целия му потенциал, често забравяме, че и той има своите граници. Всяка облачна услуга е широка мрежа от взаимносвързани устройства с много реални физически ограничения като обща изчислителна мощност или обем на съхранение. Една много популярна облачна услуга за офис софтуер е абонаментът от Microsoft, наречен Microsoft 365. Ако го използвате, имате ли нужда от отделна бекъп Microsoft 365 услуга? Нека разберем!

Какво е Microsoft 365?

Microsoft 365 е облачна услуга, известна преди като Office 365, и предлага офис софтуер за семейства, малки и средни предприятия и големи компании. Това, което можете да очаквате, е пълният офис пакет, включително MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS OneNote, MS Outlook, OneDrive, Teams и др. Можете да използвате всички тези програми директно от облака през уеб браузър или да изтеглите клиентски приложения и да ги използвате в Windows, macOS, iOS и Android.

Плановете започват от $59.99 годишно за една лична сметка. Цената се покачва до $79,99 за до 6 потребители за семеен план с 1TB място за съхранение на потребител.

Когато проверявате бизнес плановете, ще видите, че те започват от $5 на месец за потребител и достигат до $20 на месец за потребител за Premium плана, който включва допълнителни услуги за сигурност и софтуер като Intune и Azure Information Protection.

Накрая идват и корпоративните планове, които започват от $8 на месец на потребител и достигат до $57 на месец за потребител за най-пълния план E5. Тук получавате още повече софтуер като Publisher, MS Access, Exchange, Bookings, SharePoint, Yammer, Stream, Sway, Lists, Forms, Planner, Power Apps, Power Automate, Power Virtual Agents, To Do, MyAnalytucs и Power Bl Pro.

Ползи от Microsoft 365

Офис пакетът от Microsoft има много предимства, които го правят един от най-добрите абонаменти за бизнес.

Пълен пакет офис софтуер

Ще намерите целия добре познат софтуер, с който сте свикнали. Word, Excel, PowerPoint, Outlook и достатъчно място за съхранение на файлове с OneDrive.

Лесна скалируемост

Ако имате нужда от нов потребител, просто плащате за него и той веднага се създава. Ако искате да прекратите акаунт, това също е много лесно и бързо. Това го прави много привлекателен за динамична работна среда с много служители.

Интеграция

Той предлага много добре създадена интеграция с повечето от софтуера на Microsoft. Всички те работят заедно и синхронизират информацията. Също така ще имате възможност да интегрирате Microsoft 365 с решения за архивиране (чрез API), с банкови услуги и др.

Сигурност

Да, не можем да пропуснем сигурността. Той има много добра защита срещу различни измами, като откриване на фишинг, вируси, злонамерен софтуер и дори ransomware. Пазете информацията си в безопасност, криптирана и далеч от ръцете на кибер престъпници.

Какво архивира Microsoft 365 и за колко време? 

Това, което Microsoft 365 архивира по подразбиране е:

• Данни от поща или лична папка – до 2 години и след това се архивират за още 3 години.
• Изтрити елементи (кошче) – до 1 месец и след това елементите се изтриват за постоянно.
• Автоматично архивирани данни (зададени на 1 месец) – до 1 месец и след това се архивират до 4 години и 11 месеца.
• Изтрити сайтове и елементи на SharePoint Online – до 3 месеца и след това се изтриват за постоянно.
• Изтрити файлове от OneDrive за бизнес планове – до 3 месеца и след това се изтрива завинаги.
• Служител напуска компанията – до 1 месец и след това се изтрива за постоянно.

* Това не е достъпен за потребителя архив и служи само за възстановяване при бедствия само за Microsoft.  

От клиентската страна, това можете да получите от Microsoft, ако искате да възстановите до предишния момент или да получите изтрит файл: 

• До 14 дни назад, пълно копие на вашия SharePoint Online. Това може да ви осигури всички ваши файлове, но трябва да се свържете директно с Microsoft за процеса и това не е лесно решение само с едно щракване.
• До 93 дни за файлове в кошчето. Дори ако файловете са изтрити от нормалната кошница, те ще останат общо до 93 дни в кошчето за колекции от сайтове. Единственият проблем тук е, че те все още могат да бъдат изтрити за постоянно от администратор и, ако хранилището е пълно, Microsoft ще започне автоматично да изтрива произволно файлове от там.

Защо ви трябва Microsoft 365 бекъп? 

Въпреки че имате споменатата по-горе 14-дневна гаранция за SharePoint и 93 дни за файлове, все пак вероятно трябва да имате отделен бекъп.

Има няколко причини, поради които трябва да архивирате данните от Microsoft 365:

Изтриването на акаунт води до изтриване на всички данни

Тревогата номер 1 в този списък е фактът, че ако изтриете акаунта си или Microsoft го изтрие, защото не сте спазили условията, може да останете без нищо. Няма да можете да извлечете никакви данни и вашият бизнес може никога да не се възстанови.

Много ограничена възможност за възстановяване от Microsoft

Ако изтриете файл от вашия акаунт в Microsoft 365, пак можете да го възстановите след кратък период от време, ако е само преместен в коша. Ако го изтриете изцяло, файлът е изчезнал завинаги и не можете да направите нищо по въпроса.

Собственото архивиране на Microsoft е ограничено

Подобно на повечето облачни услуги, Microsoft има свое собствено решение за архивиране и има копие на всичките ви данни на друг сървър. Идеята е, че в случай на повреда на сървъра, има начин да го възстановите. Проблемът е, че това копие често е в един и същ център за данни. В случай, че целият център за данни пострада – пожар, наводнение, ураган и т.н., всичките ви данни ще са изчезнали завинаги!

Да спазвате местните закони и разпоредби

В зависимост от вашата индустрия, къде се намира вашият бизнес и къде се намират сървърите, може да се наложи да имате копие на цялата информация.

За да предотвратите загуба на данни

Данните могат да бъдат загубени поради много причини като човешка грешка, хардуерен проблем, хакерска атака и др. Наличието на скорошен и лесно достъпен бекъп, ще ви помогне да върнете тези толкова важни файлове, от които имате нужда.

Загубата на данни се случва много често. Ако искате да научите повече по темата, вижте тази статия.

За да намалите времето извън линия след бедствие

Във вашата компания може да има катастрофално събитие. Може би природно бедствие е унищожило офиса и цялата ИТ инфраструктура, или може би само вашият локален сървър се е счупил. В такъв момент трябва да извършите бързо възстановяване след бедствие. Ако имате резервно копие на локално хранилище, това може да е бърз и лесен процес, който ще ви позвлоли да стартирате отново бизнеса.

Какви са последиците от загуба на данни?

Загубата на данни е сериозен проблем. В зависимост от това какво точно липсва (файл или акаунта на цялата компания), може да сте в състояние да живеете без него или цялата ви организация може да фалира. Загубата на данни също може да доведе до сериозни проблеми с местното законодателство и разпоредби и високи глоби.

Грижете се добре за вашите данни и не забравяйте да се подчинявате на местните разпоредби за данните.

BaaS, Microsoft 365 бекъп алтернатива

Бихме искали да ви покажем една много удобна опция за архивиране на Microsoft 365. Ние от Cloudware предлагаме BaaS (Backup-as-a-Service) за вашите данни. Това е лесно за използване директно решение за архивиране от облак в облак за Microsoft 365 Teams, Microsoft 365 Exchange Online, OneDrive и SharePoint данни.

Ще получите бързо и лесно за използване решение за бекъп. Важните данни ще бъдат криптирани и защитени от ransomware атаки и други злонамерени заплахи.

BaaS може да осигури възстановяване на данни за секунди, благодарение на факта, че ще бъде директна комуникация от облак към облак.

Уверете се сами – Acronis Backup-as-a-Service.

Заключение

Да, трябва да имате резервно копие на Microsoft 365, въпреки че това е облачна услуга. Има няколко сериозни причини. За щастие има много различни начини да го направите и някои от тях са много лесни за използване. Важното е вие да сте сигурни, че данните ви са в безопасност, без значение кой метод за архивиране изберете.

Загубата на данни се случва доста често. Ако искате да научите повече по темата, разгледайте и тази статия:

10-те най-чести причини за загуба на данни