7 бекъп грешки, които да избягваме

Създаването на бекъп е от решаващо значение, особено след като загубата на данни или кражбата на данни може да се случи на всеки и по всяко време. Загубата на данни може напълно да наруши вашите бизнес операции и това може да ви струва скъпо. Време, усилия, разходи за възстановяване на данни и технологии и няма гаранция за успех. Понякога данните не могат да бъдат възстановени.

Причините за загубата на данни могат да бъдат много – от прости и човешки грешки, като разливане на кафе върху компютър, до сложни престъпни планове за нарушаване на вашата система. Повярвайте, независимо от причината, случайни или умишлени действия, правилното администриране на бекъп на вашите данни може да направи огромна разлика.

Надеждното и актуализирано архивиране гарантира непрекъснатостта на вашата работа. Ако имате актуално копие, можете просто да игнорирате рансъмуер суми, изисквани от престъпниците и да стартирате отново. Ако го нямате, вашият бизнес може да бъде в състояние на кома за известно време.

Архивирането е важно действие и то трябва да бъде стратегически планирано. Имайте предвид, че не само данните в движение могат да бъдат загубени или повредени, но и съхранените данни.

Вижте 7 бекъп грешки, които трябва да избягваме!

1. Липса на бекъп на устройства извън офиса

Развитието на технологиите и настоящата пандемия затвърдиха практиката „домашен офис“. Традиционната концепция за работното място се трансформирана завинаги. Хората могат да работят навсякъде, като използват преносими устройства и връзка с интернет.

Предимствата са много, но има и рискове. Тези устройства могат лесно да бъдат загубени или откраднати и с тях и важни данни от вашия бизнес. Те също могат да бъдат „вратите“, които кибер престъпниците търсят, за да планират прониквания във вашата система.

Да не им създавате бекъп постоянно, както правите с вашите локални компютри, е голяма грешка. Да не да ги защитите срещу опити за неоторизиран достъп или да не инсталирате върху тях необходимия софтуер, за да ги блокирате от разстояние или да ги проследявате в случай, че нещо се обърка, са допълнителни грешки, които не трябва да извършвате.

Текущите решения за архивиране ви позволяват да включвате такива устройства за правене на редовни бекъпи, независимо от тяхното местоположение. Не забравяйте да ги включите във вашата стратегия за архивиране!

2. Липса на проверка на бекъпа и дали е пълен

Непълното архивиране няма да ви помогне да извлечете всички данни. Много решения предлагат автоматичен избор за програмиране на бекъпи. Но това не означава, че не трябва да проверявате дали всичко е направено правилно. Да приемем, че копието е направено и следователно трябва да е пълно и да работи добре, без да проверим, е наивна грешка.

Различни проблеми, могат да навредят на копията и да предизвикат липса да данни:

• Включване на нов компютър, без той да е включен в процеса на бекъп.
• Поради софтуерен проблем или настройка направена от някой, различни данни могат да не бъдат включени.
• По време на архивирането могат да възникнат грешки. Ако не наблюдавате процеса, няма да разберете, че нещо се е объркало и няма да го поправите. 
• Неправилното затваряне на документи или приложение, може да остави файлове извън бекъпа.
• Грешки при въвеждане на програми.
• Проблеми с разрешенията и достъпа до информацията. 
• Бекъп медия файлове без достатъчно свободно място, загуба или корумпиране на данни. 

Да приемете процеса на архивиране като проста рутина и неговата точност за даденост са грешки, които е хубаво да избягвате. Тествайте своето решение за бекъп, наблюдавайте процеса, проверете дали копията са правилни и пълни. Трябва също да тествате вашите бекъп копия, особено копия на много важни данни, за да проверите дали работят правилно и да откриете възможна повреда на файловете на време.

3. Бекъп само на физическите устройства

Физическите устройства са осезаеми и надеждни. Освен това, поради кибер атаки, много хора избират да съхраняват своите копия на физически устройства, като твърди дискове, за да избегнат проблеми с мрежовите връзки и кибер рискове.

Тези причини са валидни, но нека не забравяме, че хардуерът също крие рискове. Човешките грешки могат да го повредят, а природните бедствия – напълно да го опустошат. Помислете за липса на адекватна поддръжка, прегряване, счупвания, кражби, пожари, светкавични бури, земетресения или наводнения.

Обикновено стратегиите за архивиране препоръчват включването на поне едно резервно копие на физическо устройство. Хубво е обаче не всичко да зависи и само от него. Да сложите всички яйца в една кошница, както сами се досещате, определено е грешка.

4. Да не създавате бекъп редовно

Да правите резервни копия на случаен принцип, без да дефинирате удобна честота, въз основа на това колко данни произвежда или постоянно модифицира вашият бизнес, е рискована грешка.

Можете да архивирате месечно, седмично, ежедневно, някои решения позволяват архивиране на всеки 15 минути. Идеалното време е различно за всеки бизнес. Имайте предвид, че в случай на проблем или кибер атака всички данни, създадени след последното архивиране и до момента на събитието, няма да ги има вече. Ако последния ви бекъп е направен преди два месеца и вашата компания генерира много нови важни данни ежедневно, можете да изчислите голямата загуба на данни, която ще претърпите. Това копие няма да е много полезно за рестартиране на бизнеса ви.

От друга страна, ако данните се променят или нарастват значително всяка седмица, няма много смисъл да правите резервно копие на всеки 15 минути. Това може да причини прекъсвания на работата, да отнеме много ресурси, като честотна лента, изчислителна мощност, място за съхранение и просто да имате голямо количество копия с нула или много малко промени между тях.

Определянето на честотата за архивиране ще определи максималния период, през който вашият бизнес може да загуби данни, без да се затрудни работата му или евентуално възстановяване. По-краткото време между всяко архивиране означава по-малко загуба на данни, но по-висока нужда от ресурси. По-дългото време между архивирането ще ви спести ресурси, но ще увеличи шанса ви за загуба на данни.

5. Да объркате синхронизацията с бекъп

Синхронизирането и архивирането не са едно и също. Архивирането е за копиране на данни от едно място на друго. Синхронизирането включва две действия, копиране или изтриване на данни, за да се уверите, че две различни местоположения имат абсолютно същия набор от данни.

Предимството на синхронизирането е, че е по-бързо, защото ще бъдат копирани само файловете, които са модифицирани. Това намалява много времето за правене на копие, но включва риск от загуба на данни. Ако изтриете файлове във вашата система, те ще бъдат изтрити и от копието (външен твърд диск, облак и т.н.).

Архивирането ви дава възможност да възстановите файловете, които сте изтрили в системата, като използвате бекъп копието. Синхронизирането не става за тази задача. Файловете ще бъдат изтрити както във вашата система, така и в дестинацията за архивиране.

Понастоящем някои инструменти за синхронизиране ви предупреждават всеки път, когато файл се изтрие, за да потвърдите изтриването му от копието или възстановяването му в системата. Все пак най-добре е да не обърквате тези действия.

6. Да не тествате времето за възстановяване

Резервното копие позволява възстановяване на вашите данни, в случай че е необходимо, за да не спира работата. Последователното архивиране и правилното съхранение на вашите копия е първата добра стъпка. Но ако никога не се опитате да възстановите такива архиви, няма да имате представа за точното време, необходимо за възстановяването им.

Помислете за най-лошия сценарий, вашият бизнес претърпя атака и се срива. Това, от което се нуждаете, е да се върнете в играта възможно най-скоро, защото времето без работа означава загуба на пари. Как можете да планирате или изпълните стратегия, ако не знаете кога точно ще се върнете на линия?

Също така по време на възстановяването може да откриете проблеми и да ги коригирате навреме. Просто, ако възстановяването отнема твърде много време и това време не отговаря на вашите нужди, може това да е идеалният момент да преминете към друго решение за бекъп.

7. Да нямата бекъп план

Липсата на ясен план за архивиране се оказва причина за много грешки. Ако не създадете план, който изчислява всички възможни неудобства, алтернативи… ще импровизирате или направите нещо набързо.

Не забравяйте, че няма стандартен план, който да отговаря на всички. Ефективният бекъп план е този, който отговаря по-добре на специфичните нужди на всеки бизнес.

За да започнете, отговорете на тези въпроси:

• Кои данни ще архивирате? Трябва да познавате перфектно видовете данни, които вашият бизнес генерира, за да определи приоритетите. Конфигурации, бази данни, файлове, приложения, операционни системи, виртуални машини, мобилни устройства, какво ли не!
• Кое решение за бекъп ще изберете? Има различни решения и комбинации от тях, от които да избирате. Някои вече включват софтуер за защита на съхраняваните данни, но не всички.
• Колко често ще архивирате? Времето между всяко архивиране означава загуба на малко или повече данни в случай на събитие. Това обаче включва също така и нужда от малко или повече ресурси.
• Имате ли достатъчно място за съхранение? Въз основа на количеството данни, което архивирате, решението, което избирате, и честотата на архивиране, ще ви е необходимо определено място за съхранение на копията.
• Кой ще отговаря за стартирането, наблюдението и тестването на архивирането? Решенията са ефективни, но могат да се провалят поради различни фактори.
• В колко часа ще архивирате? Големи количества данни, които се преместват във вашата мрежа, могат да причинят проблеми, особено в пиковите часове. Те могат да отнемат много честотна лента, да прекъснат производителността на служителите, докато засягат телефонните разговори (VoIP), виртуални срещи, трансфери на данни и т.н. През нощите или неработните дни са добри варианти, но зависи от вашия бизнес.
• Как ще организирате всички бекъп данни (копия)? Търсенето на конкретни файлове или данни в куп копия без организация ще бъде толкова трудно, колкото търсенето на игла в купа сено!

Заключение

Бекъпът е от съществено значение за възстановяването на данни за работа, за анализ и дори за съответствие със законодателството. Грешките в този процес могат напълно да повлияят на вашия бизнес, особено когато ги откриете твърде късно.

Направете резервен план или прегледайте текущата си стратегия днес! Да знаете какво не трябва да правите (често срещани грешки) може да бъде добра отправна точка!

Ако обичате винаги да имате backup план за действие, то тогава следващата статия е за вас:

Microsoft 365 бекъп, има ли нужда от него