10-те най-чести причини за загуба на данни

Загубата на данни е сериозен проблем, който засяга всички видове организации. Без значение техния размер, предназначение или тип индустрия.

Загубата на файлове влияе върху производителността, губи време и създава разходи. Разбира се, ще трябва да инвестирате във възстановяването на такива данни, ако те са от решаващо значение за вашата работа. При мрачен, но възможен сценарий, независимо от усилията, понякога данните не могат да бъдат възстановени.

Превенцията обаче все още се пренебрегва в много случаи, тъй като няма ясно разбиране на концепцията. Много хора смятат, че загубата на данни е само при хакерски атаки, но всъщност това е само една от причините.

Какво означава загуба на данни?

Загубата на данни e процес или събитие, което уврежда целостта на данните. Последиците могат да бъдат различни, но всички отрицателни за вашата организация: данните се повреждат, изтриват (умишлено или случайно), стават недостъпни или нечетливи за хората и софтуера.

Загубата на данни може да бъде причинена от повреди или грешки, както от страна на машината, така и от страна на човека. Това може да се случи, когато данните са в движение, използват се, записват се или са в процес на преместване, но също така и когато данните се съхраняват.

Както виждате, значението на загубата на данните е по-широко и следователно неговите причини също.

10 често срещани причини за загуба на данни

1.) Човешка грешка

Не обичаме да приемаме, че ние, хората, сме отговорни за загуби на данни. За съжаление обаче правим грешки – къде съзнателно, къде несъзнателно.

Липсата на обучение, действия, извършени набързо или под голям натиск, лоши навици или небрежност могат да поставят в риск данните.

• Изтриване или презапис на данни. Колко файла дневно хората създават, отварят отново, преименуват, актуализират, редактират, запазват и т.н.? Понякога дори експерти, използващи специален софтуер, могат случайно да изтрият или презапишат ред, цял текстов раздел или целия файл.
• Отваряне на опасни имейли. Фишинг атаките, разпространението на зловреден софтуер с различни лоши цели, работят чрез изпращане на имейли, където престъпниците прикачват опасни файлове за изтегляне, изображения или връзки, върху които да кликнете. Отварянето на имейли, без проверка на възможни признаци за опасност, може да струва болезнена загуба на данни и милиони за една организация. 
• Неправилно затваряне на файлове или неправилно излизане от сесии. Понякога, когато хората бързат, не затварят файловете и софтуера, в които са работили, един по един. Вместо това, те изключват цялата система и това може да предизвика повреда на данните. Неизлизането от сесии може да отвори вратата за престъпниците, откъдето да изпълнят атаки за нарушение на данните.   
• Форматиране на външни устройства. Някои хора не знаят как да използват външни устройства. Други кликат на „Да“, без да прочетат съобщението на компютъра и могат да форматират устройството и така да изтрият всичко на него.
• Разливане на течности върху хардуера. Електрониката и течностите не са приятели. Комбинацията им може да произведе късо съединение. Обикновено течността се разлива на клавиатурата, но лесно може да достигне дънната платка, поне при повечето лаптопи. Ако разлятата течност има захар или киселинни елементи, корозия е друго последствие, което унищожава електронните компоненти и данните. 

Предотвратявайте чрез обучение на хората, установяване на добри практики като задължителни политики, запознаване на служителите с важността на запазването на данните, софтуера и хардуера в безопасност. Целостта на данните, точно както цялата сигурност на дадена организация, трябва да бъде споделена отговорност.

Освен това, наличието на ефикасна стратегия за архивиране и/или план за възстановяване на данни (технология) може да ви спаси или поне да ви даде възможност за по-бързо възстановяване, в случай на бедствие.

2.) Проблем със захранването

Прекъсването на захранването може да доведе не само до загуба на данни, но да има и по-отрицателни последствия.

Такива проблеми произтичат от рязкото изключване на софтуера и хардуера. Много данни от прости и сложни процеси ще бъдат незаписани (загубени), а файловете (в употреба и съхранените) биха могли да бъдат повредени, поради липсата на правилен процес на изключване. 

Някои хардуерни компоненти са наистина чувствителни към промени в напрежението и магнитни полета. Операционните системи и твърдите дискове на компютрите могат да бъдат повредени, хардуерният живот може да бъде драстично намален, ако тези повреди се случват редовно.

Да има алтернативен източник на мощност е от полза (генератори, непрекъснати захранвания), като е важно да бъдат подготвени за енергийни пренапрежения. Внезапната загуба или повишаване на мощността може да повлияе на вашите системи и да направи данните недостъпни или повредени. 

Комбинирайте това с автоматичен инструмент за архивиране. 

3.) Проблем със софтуера

Софтуерът също може да се провали! Грешки или външни фактори (като проблеми със захранването, неправилно изключване или пачване.) могат да окажат влияние върху работата на софтуера. Във всеки случай, ако софтуерът постоянно се срива или по някакъв начин се проваля, това може да доведе до загуба на данни.

Неточното запазване на данни или повреда на софтуера може да доведе до това, че данните, съхранявани в него, вече може да са недостъпни.

Уведомете хората за важността на правилното включване и изключване на оборудването, отварянето и затварянето на софтуера. Направете диагностика, за да откриете навреме софтуерните повреди.

4.) Лоша поддръжка на хардуера

Всички машини, основни, сложни, големи, средни или малки, включват чувствителни компоненти в своята архитектура. Затрупаните машини, разположени в много тесни пространства, с разхвърляни кабели, без ефективна охладителна система, редовна поддръжка и тестване, се провалят рано или късно и, разбира се, причиняват загуба на данни.

Можете да загубите данни в движение (докато се използват или предават) и вече запазени данни. От лаптопи, твърди дискове, рутери, кабели до сървъри, машините изискват подходящо пространство и температура, за да бъдат инсталирани и използвани. Топлината, прахът и водата (като цяло течности), екстремната влажност са някои от техните големи врагове.

5.) Липса на сигурност и контрол на достъпа

Неограничен достъп за всеки до всичко е пряка причина за случайна или умишлена загуба на данни. Служителите трябва да имат достъп само до данните, които са им необходими за работа. Без ограничения и ясна категоризация, която сочи нивото на приоритет на всички данни на вашата организация, е по-трудно да изберете подходящи методи за защита на данните.

Когато специфичен хардуер съдържа много чувствителни данни, липсата на физическа сигурност (брави, охранителни, видео камери) е опасна. Сигурността никога не бива да се приема за даденост!

6.) Откраднат или загубен хардуер

Вероятно проникване във вашия офис или съоръжения е възможно. В днешно време обаче има по-голям риск – мобилните устройства.

Концепцията за работното място вече е променена много. В момента хората могат да работят почти навсякъде с лаптоп, таблет или смартфон. Това е голямо предимство, но включва сериозен риск от загуба на данни, и още по-лошо, може да причини изтичане на данните. Такива устройства могат да бъдат откраднати или загубени случайно или умишлено в автомобили, градския транспорт, летища, хотели, ресторанти и даже в собствения ви офис.

За да се позволи на хората да имат достъп до чувствителни данни от преносими устройства, трябва да бъдат придружени от ефективни мерки (софтуер) за архивиране на данни, блокиране на неоторизиран достъп, проследяване на устройствата и дистанционно изтриване на данни в тях.

Уверете се, че служителите използват само устройствата на компанията и само за целите на компанията. В никакъв случай не позволявайте използването на лични устройства за работа. Прекалено рисковано е!

7.) Природни бедствия

Природни бедствия. Кой може да спре силата на природата? Пожар, земетресения, мълнии, гръмотевични бури, торнадо, наводнения… Те могат направо да навредят или опустошат съоръжения, хардуер и очевидно да причинят загуба на данни.

Често този вид природни бедствия оставят много малко възможности за възстановяване на данни. А опитите да се направи това могат да бъдат наистина скъпи. Говорим за насилствено унищожаване на машини и техните компоненти.

Все пак можете да направите щетите малко по-малко катастрофални. Природните събития не могат да бъдат спрени или лесно контролирани, но вашата организация може да бъде по-обезопасена, ако ги вземете на сериозно. Планирайте добра стратегия за архивиране, която включва копие (актуализирано, доколкото е възможно) на основните ви данни на друго място.

8.) Процес по миграция

Миграцията е много деликатна процедура, която изисква стратегия. Особено големите и сложни проекти могат да се сблъскат с болезнена загуба на данни и повече рискове (семантични грешки, по-дълъг период извън линия, грешки в кодирането, смущения…), докато се прехвърлят от една система в друга.

Липсата на ясна категоризация, която позволява идентифициране на съществени данни от не толкова важните, е голяма причина за загуба на данни. Когато всичко е приоритет, всъщност нищо не е. Важни данни могат да останат в старата система и може да ги пропуснете, докато не ви потрябват, но може да е твърде късно вече.

Ако не изтриете безполезни или неактуализирани данни, това може да причини повреда на данните и в новата система. Това може да генерира сривове и съобщения за грешки за вашите потребители. Мигрирането на данни без подходящ ред определено е причина за загуба на данни. Има зависимости, които трябва да бъдат идентифицирани, за да се реши подходящият ред и да не да се повлияе на данните.

9.) Инфекции с вируси и злонамерен софтуер

Има много различни вируси, които атакуват компютрите ежедневно. Най-често срещаният начин да се заразите е докато навигирате в интернет. Посещението на злонамерени уебсайтове, изтеглянето на файлове, без да ги сканирате първо с антивирусна програма, може да зарази системата. Видът на вируса в общи линии определя какви щети може да имате, но като цяло засягат операционния софтуер и, разбира се, вашите данни.

Вирусите причиняват корупция, унищожаване и очевидна загуба на данни. Колкото по-дълго отнема откриването и премахването на вируса, толкова по-големи са щетите. Без ефективни и актуализирани инструменти за борба с тези заплахи функционалността и данните на вашата организация са наистина уязвими.

10.) Хакери

Хакерите могат да извършват злонамерени атаки, за да откраднат данните на вашата организация. Те знаят колко ценни са клиентските бази данни, индустриални разработки, технически изобретения, финансова информация и т.н.

Могат да създадат много хаос във вашата система, всякакви „крашвания“, които да ви разсейват, докато крадат, корумпират, унищожават или шифроват данни. Могат също да навредят на хардуера или на цялата мрежа. Ransomware е често срещана причина за загуба на данни и унищожителни DDoS атаки, които стоят и зад изтичания на данни.

Заключение

Загубата на данни е заплаха за вашата производителност и работа. Превенцията е най-добрата практика, за да бъдете в безопасност!

На първо място, ясно разберете всички причини, които биха могли да доведат до евентуална загуба на данни. Това ще бъде от жизненоважно значение, за да планирате стратегията, която да предпази организацията от различните ситуации, които могат да възникнат.

Винаги архивирайте данните си! Ако въпреки вашите превантивни действия, нещо се обърка, независимо от причината, актуализираното защитно копие ще ви позволи да възстановите необходимите данни, за да може дейността ви да продължи. Използвайте технологията за възстановяване при бедствия само в случай, че наистина имате нужда от нея.

В този смисъл ви каним да разгледате нашето решение BaaS (Backup-as-a-Service). Това е облачно базирано архивиране, което е лесно за използване и може автоматично да архивира вашите данни както от вашия локален сървър, така и от вашия облачен сървър също.

Ако темата за данните и тяхното съхранение ви е важна, то тогава следващата статия е за вас:

7 начина да предотвратим загубата на данни