В миналото типичният избор на всеки мениджър беше да се създаде екип за ИТ поддръжка в компанията. По този начин ИТ служителите са винаги там, ако нещо се случи, нали?
Не! Те обикновено работят от 9 до 5, точно като всички останали. Ако пък не, ще имате нужда от много повече служители, за да създадете и поддържате и нощни смени. Също така ще трябва да ги изпращате на нови курсове и семинари, за да поддържат актуални знанията си. Помислете и какво ще се случи, ако те напуснат. Тогава трябва да потърсите ново допълнение към ИТ поддръжката.
Но има ли и друг вариант? Можете да разчитате на аутсорсинг ИТ поддръжка!
Какво е аутсорсинг ИТ поддръжка?
Изнесена ИТ поддръжка, известна още като управляема ИТ поддръжка или ИТ аутсорсинг е практиката да се наеме външен фрийлансър, екип от фрийлансъри или компания, които да работят върху различните аспекти на информационните технологии (ИТ) на конкретна компания. Това е алтернатива на това да поддържате вътрешен ИТ отдел.
Какво най-често се аутсорсва в една компания?
Множество процеси могат да бъдат възложени на външни изпълнители. Почти всеки отдел може да се възползва от допълнителна помощ. Това са най-популярните употреби на аутсорсинг услуги:
- Аутсорсинг за фактуриране – външна компания, която да се занимава с фактуриране, процеси на плащане, управление на приходите и др.
- Аутсорсинг на финансови услуги – бюджетиране, финансово отчитане и финансов анализ могат да се извършват от външна компания.
- Аутсорсинг на счетоводство – можете да наемете компания, която да води счетоводството за вашата компания и да не се тревожите за това.
- Аутсорсинг на копирайтинг услуги – фрийлансърите или агенциите за копирайтинг могат да добавят много стойност, предоставяйки отлично писмено съдържание. Можете да използвате тези услуги за вашия сайт, за маркетинг, реклама, блогове и др.
- Аутсорсване на графичен дизайн – точно както в случая с копирайтинг услугите, графичният дизайн също може да бъде възложен на външни изпълнители. Логa, брандиране, реклами, графики на уеб сайтове и други могат да бъдат направени от фрийлансъри и външни компании.
- Аутсорсинг на човешки ресурси – Има много компании за човешки ресурси, които вече имат страхотен набор от талантливи хора. Може да бъде по-бързо и по-добре да използвате компания за наемане на персонал и да делегирате задачата за наемане на нови служители.
- Аутсорсинг електрически услуги – намерете изпълнител, който може да се справи с всичките ви нужди от електричество. Те могат да поддържат и ремонтират това, което е необходимо, да надграждат хардуера и др.
- Аутсорсване на ИТ – Много аспекти на ИТ могат да бъдат възложени на външни изпълнители. Можете да спестите много пари, като посветите ИТ задачи на множество ИТ специалисти.
Може ли да се аутсорсне ИТ поддръжката?
Да! Можете да изнесете различни задачи, свързани с вашите ИТ нужди. Управлението на мрежата, администрирането на софтуера, поддръжката на бюрото за помощ (help desk), кибер сигурността и много други могат лесно да се извършват от външна компания.
Какво може да включва аутсорс ИТ поддръжката?
- Управление на сървър. Управлението на сървър изисква професионален системен администратор, който управлява и поддържа системата. Поддържайте го ъпдейтнат, като извършвате редовни актуализации, прилагате корекции на сигурността и архивирате. Дори и да изберете добри сървъри като наетите сървъри на Neterra.cloud, пак ще имате нужда от управление на сървъра.
- Управление на мрежа. В зависимост от вашата мрежова инфраструктура ще имате различни нужди, но ИТ инфраструктурата се нуждае от управление, наблюдение и поддръжка. Устройствата трябва да са актуални, ще трябва да се сменят, поправят и др. Целта е да имате оптимална производителност на мрежата.
- Бюро за помощ (Help Desk). Необходима ви е и техническа поддръжка. Както във вашата компания, така и от страна на клиентите. Изнесената поддръжка на ИТ бюро за помощ може да бъде наистина полезна при отстраняване на проблеми със софтуера и хардуера, отговаряне на запитвания на служители и клиенти и разрешаване на различни технически проблеми.
- Архивиране и възстановяване на данни. Можете да поверите отговорността за архивирането и възстановяването на външна ИТ компания. Можете да предоставите данните си в ръцете на експерти по данни, които могат да гарантират, че информацията ви винаги е защитена и дори ако нещо се случи с някои от вашите устройства, ще можете да използвате метода за възстановяване. Ако се интересувате от решение за архивиране, вижте нашата Бекъп като услуга.
- Облачни услуги. Има много облачни решения, които можете да аутсорснете. Администрирани сървъри или администрирани DNS сървъри, базиран на съхранение софтуер като услуга (SaaS), облачни изчисления и много други. Ако искате да научите повече за облачните изчисления, прочетете тази статия.
- ИТ консултации. Често се случва една фирма да не знае от какво точно има нужда. Това е особено вярно, когато фокусът на компанията е много различен от ИТ и технологиите. В такъв случай аутсорсването на ИТ може да бъде изключително полезно. От планирането на ИТ нуждите до прилагането на технологичната стратегия, много от стъпките могат да се използват от ИТ експертите. И какво по-добро от това да наемете компетентен екип за проекта, а по-късно да ползвате IT поддръжка, само когато е необходимо?
- Доставка на софтуер и хардуер. Това е много специфична ИТ консултация. Понякога може да имате нужда от ИТ помощ при конкретно придобиване. Трябва да разбирате ИТ инфраструктурата, съвместимостта между технологиите на различни компании, софтуера и др.
Защо да аутсорсват ИТ поддръжката?
Трябва да помислите добре какви ИТ нужди има вашата компания. Много от задачите могат да се изпълняват от външни сътрудници, но нужно ли е да аутсорсвате? Зависи от цената, качеството на услугата и чувствителността на вашите данни. Направете го, когато има смисъл за вас и нуждите на вашата компания. Проучете кои задачи могат да се извършват по-рентабилно от други компании и кои трябва да останат вътрешни.
Предимства на аутсорсинг на ИТ поддръжка
Спестяване на средства
Като цяло е доста сложно да имате ИТ екип вътре в компанията, а и би могло да е изключително скъпо. Намалете разходите, като изберете правилния аутсорсинг план. Дори да плащате план 24/7, вие ще спестявате много пари всеки месец. Аутсорсингът на ИТ може да бъде много по-рентабилен.
24/7 поддръжка
Можете да разчитате на 24/7 помощ, независимо дали е уикенд или празник. Екипът за ИТ поддръжка ще наблюдава и защитава вашата система. Ако възникне повреда, те ще я разрешат възможно най-бързо. Ако вие или някои от вашите служители изпитвате затруднения, можете лесно да се свържете с ИТ поддръжката си.
Най-новите технологии и нови знания
Използването на външни експерти ще ви позволи да проучите новите технологии и трикове, които аутсорсинг компанията прилага.
Тези експерти ще бъдат наясно с новите тенденции и ще поддържат вашата система актуална. Защо външната ИТ поддръжка може да има повече знания от вътрешен отдел? Защото аутосрсинг ИТ екипа ще работи с много компании едновременно. ИТ персоналът ще изпитва много повече предизвикателства и ще получи много нови преживявания. Нови решения, които по-късно могат да приложат в други компании.
Те ще отговарят и за вашата ИТ инфраструктура. Те могат да ви посъветват за актуализации на функции и как да ги увеличите. Мащабирането на вашата ИТ инфраструктура не е лесна задача.
Фокус
Оставете ИТ-то си в надеждни ръце и се съсредоточете върху това, което правите най-добре, вашия основен бизнес. Не е работа на мениджъра да знае всичко за ИТ. Той/тя трябва да намери точните хора.
Намаляване на риска
Вземането на инвестиционни решения, свързани с вашата ИТ система, може да бъде много рисковано. Технологията е скъпа и една грешка може дори да убие вашата компания. Нека аутсорсинг компанията ви помогне с този вид решение. Тези компании отлично познават индустрията и тенденциите в нея.
Мащабиране
Можете лесно да наемете повече аутсорсинг ИТ персонал. За разлика от това, би било наистина трудно да се наемат много ИТ специалисти за кратко време. Особено ако ви трябват само за проект. Можете да увеличавате и намалявате своя виртуален персонал с няколко кликвания и да поддържате точното количество работници по всяко време.
Недостатъци на аутсорсинг на ИТ поддръжка
Загуба на контрол
Поверяването на задача на външна компания означава, че вече няма да имате пълен контрол върху нея. Скоростта, с която задачата ще бъде изпълнена, може изобщо да не зависи от вас. Същото важи и за докладването и коригиращите действия.
Цена
Въпреки че е вярно, че аутсорсингът в повечето случаи е рентабилен, понякога изборът на грешна услуга може да ви струва много повече. Може да изберете грешен абонаментен план, софтуер или хардуер, което може да ви създаде проблеми. Анализирайте добре нуждите си, преди да потърсите външна помощ.
Проблеми свързани с поверителността на данните
Интернет е пълен с проблеми с поверителността. Даването на задачи на външни компании ще включва много потенциални проблеми с поверителността и данните. Какво ще споделите с тази компания? Имате ли право да го направите? Могат ли да използват данните за друга цел? Уверете се, че разбирате добре правилата и условията и подписвайте договори, които са добри за вас.
Как да аутсорснете ИТ поддръжката?
Това са правилните стъпки, които трябва да предприемете, за да възложите успешно своята ИТ поддръжка:
- Осмислете нуждите си. Първата стъпка е да знаете от какво точно се нуждаете. Проверете конкретните области, където може да имате нужда от поддръжка. Помислете за текущата ви ИТ инфраструктура и услуги, които използвате в момента, и не забравяйте да помислите за бюджета, с който разполагате.
- Определете обхвата. Определете обхвата на работата, която искате да възложите на външни изпълнители.
- Проучете доставчици. Когато знаете вашите нужди и обхвата, следващата стъпка е да проверите доставчиците. Проверете реномирани фирми за ИТ поддръжка, които са специализирани в задачите, от които се нуждаете. Прочетете отзиви и препоръки от други клиенти. Направете кратък списък с доставчици.
- Получете предложения. Изпратете вашите нужди и получете предложения от избраните доставчици. Можете да получите техните цени, споразумения за ниво на обслужване (SLA), време за завършване на проекта и всякакви допълнителни подробности.
- Прегледайте правните аспекти на сделката. Обърнете внимание на правилата и условията. Създайте договор, който точно определя отговорностите на двете страни в сделката.
- Преход и интеграция. Сега е време да комбинирате това, което вече имате, с новата изнесена ИТ поддръжка. Уверете се, че всичко е съвместимо.
- Контрол. Дори ако всичко работи чудесно, все пак трябва да наблюдавате целия процес. Установете контролни точки и често преглеждайте резултатите. Коригирайте, ако е необходимо.
Заключение
Аутсорсинг ИТ поддръжката не е лесна задача, но в много случаи може да бъде много полезно. Първо, трябва да познавате добре вашите нужди и текущите ви ресурси. След това трябва да намерите правилната компания, която може да предложи правилната експертиза на правилната цена.