Без повече отхвърлени имейли (bouncing emails)! Как да се убедите, че имейлите ви пристигат правилно.

Може да не знаете какво са отхвърлени имейли (bouncing emails), но нека ви разкажа една кратка история.

Веднъж близък приятел започна свой бизнес. Инвестира много време и пари, за да подготви всичко. Внимателно анализира пазара, за да определи потенциалните клиенти. Този човек лично изпрати няколко стратегически насочени студени имейла (cold emails) до тези клиенти. Минаха седмици, но никой не отговори. Моят приятел никога не е очаквал такъв огромен провал. След като провери добрите предложения, които е изпратил, стила на писане и т.н. и нулевите отговори, напълно се паникьоса! Един ден той разговаря с един мрежов администратор и се разкри болезнена истина – тези имейли така и не са достигнали до потенциалните клиенти. Имал е проблем с отхвърлени имейли (bouncing emails)!

Какво представляват отхвърлените имейли (bouncing emails)? Смъртоносна рана за вашия бизнес.

Има няколко елемента на изпращането и получаването на имейли: 

Изпращач – този, който изпраща имейлите. Той или тя ползва софтуер, има нужда от домейн и мейл сървър, за да изпрати имейли. 

Канал – съобщението пътува през интернет, минавайки през различни сървъри, защитни стени и филтри. 

Получател – този, който получава имейлите. Той или тя ползва софтуер, има нужда от домейн и сървър за получаване на имейли. 

Ако процеса по изпращането се провали, получавате съобщение за провалена доставка на съобщението.

*Обратна връзка – отговорът или съобщенията и кодовете, които ще ви помогнат да разберете какво се е случило с пратения имейл. Може и да не получите обратна връзка. Зависи от причината за отхвърляне на имейла (bouncing type).

Отхвърлените съобщения (bouncing emails) означават, че вашите имейли не могат да достигнат до пощенската кутия на получателя. Това може да навреди на бизнеса ви: 

• Доверието в бизнеса ви може да пострада.
• Може да повреди маркетинговата ви стратегия и резултатите.
• Пречи ви да постигнете целите си.
• Съобщенията ви са под риск да бъдат приети за спам от филтрите.
• Висок процент отхвърлени имейли (high bouncing rate) може да доведе до поставяне на IP адреса на изпращача в черен списък.
• Освен това си е и загуба на време.

Видове отхвърлени имейли (Email bouncing types)

Добре е да се запознаете с темата, за да знаете причините и как да предотвратите отхвърлянето на имейлите.

Основно отхвърляне (General bouncing)

Това е често срещано и не толкова лошо отхвърляне на имейли. Най-често е свързано с технически ограничения на сървъра. Примерно защитната стена на приемащия сървър може да ограничава вашия имейл.

Меко отхвърляне (Soft bouncing)

„Мекото отхвърляне“ е временно състояние. Може да е заради пълна кутия на получатела или вие сте достигнали ограничението за имейли, което имате. Има и друг вариант – сървърът на получателя не е на линия, има технически проблеми или е прекалено зает с голямо количество имейли по едно и също време.

Твърдо отхвърляне (Hard bouncing)

Твърдото отхвърляне е постоянен проблем, който не позволява правилното доставяне на съобщения. Имейлът на получателя не е активен, не съществува, не е валиден или може би домейнът е просрочен. Може да се получи в следствие на грешки при писането на имейл адреса. Ако сгрешите една буква или точка, имейлът няма да бъде намерен от сървъра.

Автоматични отговори

Това е един от най-честите типове отхвърлени имейли. Може би всеки го е изпитвал поне веднъж. Бързо ви трябва определена информация, изпращате съобщение и това, което получавате, е автоматичен отговор, а не информацията, която искате.

Преходно отхвърляне (transient bouncing)

Това отхвърляне става, когато доставянето на съобщението отнема прекалено много време. По принцип е само закъснение и сървърът успява да се справи след определено време, без изпращача да трябва да прави нещо. При определени случаи може да се промени в твърдо отхвърляне.

Отхвърляне заради блокиране

Сигурността е важна грижа за потребителите, затова сървърите постоянно подобряват филтрите си. Имейл може да бъде блокиран от сървър заради подозрения за спам, ако има съмнителни линкове или ако IP адресът на изпращача е в черен списък.

Как да предотвратим отхвърлянето на имейли (email bouncing)? 

Отхвърлянето може да е много дразнещо, но добрата новина е, че има начин как вашите имейли да достигат правилно!

Валидирайте имейлите

Може да валидирате имейлите с Sender Policy Framework (SPF). Сървърът на получателя може да го използва, за да провери SPF записа на домейна на изпращача и да го потвърди. В SPF DNS записа може да се види допълнителна информация като IP адреси, които имат позволение да изпращат имейли за домейна. Имате нужда от основни DNS познания, но може да имате голяма полза. 

SPF работи най-добре в комбинация с DMARC.

Удостоверете имейлите

Ползвайте DMARC за удостоверяване. То “поправя” SPF метода и неговия проблем да проверява само обратния път на домейна и нe “От” домейна, който се вижда в имейла. То прави връзката между “От” домейна и този, който можем да видим със SPF. 

DMARC също е свързан със DNS. Ако започнете да го използвате, ще намалите значително броя на отхвърлените съобщения, може да получавате статистика за изпратените писма и ще може да задавате политики за неуспешни имейли. Допълнително може да използвате DKIM (domain keys identified mail), за да подпишете имейлите, когато ги изпращате. 

Актуализирайте често вашия имейл лист

Хората могат да изоставят или да сменят имейл адреса си. Валидността на домейните може да изтече. Контактите могат да се преместят към друга компания, могат да бъдат повишени или уволнени. Има много причини да се откаже някой от имейл акаунта си, но резултатът за вас като изпращач винаги ще е негативен – отхвърляне. 

Актуализирайте имейл списъка така, че вашите кампании да достигат успешно. Премахнете всички неактивни имейл адреси и проверете за правописни грешки. Има инструменти за верификация, които могат да ви помогнат с тази задача.

Пробвайте двойно потвърждение (double opt-in)

Наистина може да изградите сигурен имейл списък. След като клиент или потребител се регистрира, добавете още една стъпка за валидиране на имейла им. Този процес ще намали фалшивите имейл адреси в списъка и ще остави само автентичните.

Избягвайте правописните грешки

Това е честа грешка, но недопустима. Особено когато резултатите на бизнеса могат да пострадат. Вече много хора използват инструменти за насрочване на изпращане на множество имейли до много хора, с важна бизнес информация или маркетингова кампания. Но, за жалост голям процент от хората го правят още на ръка. Затова пишете правилно имейл адресите и проверявайте, преди да изпращате съобщения.

Избягвайте честите черти на спам съобщенията в съдържанието на имейлите

Начинът, по който пишем съобщенията може да се стори подозрителен на спам филтрите, затова внимавайте.

Някои думи са в черните списъци на много доставчици на имейл услуги, защото често се срещат в промоционални материали: “отстъпка”, “60%”, “безплатно” и т.н. Избягвайте ги.

Не прекалявайте с удивителните знаци, главните и удебелените букви. Това са често използвани похвати за промоционални материали, затова могат да задействат спам филтрите.

Друг важен съвет е да не слагате много линкове в съобщенията. Съдържание с много линкове може да бъде възприето като фишинг атака и така да не стигне до получателя.

Разбира се, важно е да създадете атрактивно съобщение. Само не прекалявайте с кодовете. Потребителите харесват визуалното съдържание, но прекалено много код  (HTML или друг) може директно да класифицира вашия имейл като промоционален материал и да го пренасочи в спам папката или друга подобна.

Не тормозете получателите с прекален брой имейли

Обикновено зад изпращането на имейли стои някаква стратегия с ясна честота. Прекаленото изпращане може да навреди на имиджа ви, но също може да се възприеме като нечовешко, а по-скоро роботско действие. И отново съобщенията ви могат да бъдат блокирани от сървъра или от отделните получатели.

Заключение

Отхвърлените имейли (bouncing emails) могат наистина да нанесат щети на бизнеса и доходите ви. Може да се случи на всеки, но има начини да се поправи и да се избягва. Вземете мерки! Не оставяйте успеха си на произвола! Уверете се, че имейлите и маркетинговата ви кампания достигат правилно до получателите. Успех!

Още статии, които може да ви се сторят интересни:

Добра идея ли е да имаме собствен мейл сървър?

Как да настроите безплатен сървър за поща на Windows Server – hMailServer, MailEnable и Apache James

Разгледайте ги.